Данная статья посвящена анализу возможностей мини-систем электронного документооборота. Рассмотрены основные задачи систем электронного документооборота и возможность их реализации на основе разных платформ, в том числе «Битрикс24». Подробно описаны основные этапы работы с документами в системе «Битрикс24».
Любая организация в процессе своей деятельности создает огромное количество документов: приказы, договоры, счета, акты и прочее. И довольно часто все эти документы хранятся в бумажном виде. Если штат компании превышает 10 сотрудников, с документами работает не только руководитель, но и большое количество специалистов. Они ставят подписи, вносят правки, дополняют и пересылают файлы. И в данной ситуации работа с бумажными носителями не только значительно увеличивает временные издержки, но и снижает эффективность работы предприятия в целом.
Внедрение в организации системы электронного документооборота ускорит работу сотрудников и освободит значительное количество ресурсов.
Системы электронного документtоборота (далее СЭД) – это организационно-техническая система, которая предназначена для обеспечения процесса создания, управления и распространения электронных документов, а также контроля над потоками документов предприятия [1, С. 88-89]. Согласно подсчетам середины 2019 года объем российского рынка систем электронного документооборота приблизился к отметке в 52 миллиарда рублей, что соответствует росту на уровне 12 %.
Основными пользователями функционала систем электронного документооборота выступают различные организации, независимо от масштаба их деятельности и ее специфики. Безусловно, государственные учреждения являются основными потребителями СЭД. Согласно оценкам экспертов, более 30 % всех проектов, направленных на внедрение технологий СЭД, осуществляется именно государственными учреждениями. Стоит заметить, что именно благодаря вовлеченности органов государственной власти, рынок систем автоматизации делопроизводства стал довольно устойчивым и динамически развивающимся даже в жестких условиях экономического кризиса. Именно электронный документооборот призван способствовать решению основной задачи так называемого «электронного правительства» – снижать уровень коррупции, а также устранять бюрократические препятствия на пути взаимодействия государственных органов с бизнесом и населением.
В силу специфики предприятий различных сфер деятельности применение СЭД не всегда является обязательным условием их функционирования, поэтому структура спроса на СЭД в Российской Федерации далеко не однородна. Рассмотрим процентное соотношение спроса на СЭД в различных сферах деятельности предприятий (рис. 1).
Рис. 1. Спрос на СЭД в Российской Федерации
СЭД условно разделяют на 2 группы: «Большие СЭД» и «Мини-СЭД». Первые предназначены для крупных компаний со сложными бизнес-процессами, они позволяют работать с электронными подписями, выстраивать произвольные процессы, интегрироваться с ERP предприятий и многое другое. Внедрение подобной СЭД, как правило, требует большое количество временных и финансовых вложений. А вторые подойдут для компаний с меньшим числом сотрудников (до 2000 человек), но при этом предлагают достаточно широкий функционал и не требуют серьезных вложений [2, С. 238-239.].
В данной статье рассмотрена мини-СЭД на платформе «Битрикс24». Платформа совмещает в себе несколько функциональных блоков, что делает ее универсальной и привлекательной для компаний различных направлений деятельности [3, С. 219]:
– CRM-система;
– Управление проектами;
– Корпоративная социальная сеть;
– Система управления рабочим временем сотрудников;
– Хранилище документов;
– Репозиторий бизнес-процессов и система управления ими.
Прежде чем оценить функционал платформы «Битрикс24» рассмотрим задачи, которые должна выполнять СЭД. Итак, система электронного документооборота предназначена для решения следующих задач [4, С. 40.]:
– Создание документов при помощи шаблонов, их регистрация, хранение, классификация и пересылка;
– Создание системы работы с документами;
– Автоматизация бизнес-процессов;
Проанализируем функционал платформы «Битрикс24» в контексте базовых задач СЭД:
Первая задача СЭД, создание документов при помощи шаблонов, реализована на рассматриваемой платформе через функцию «Создание карточек документа» и конструктор документов от разработчика «HTML Studio», который, к сожалению, доступен только при внесении дополнительной платы. Для того, чтобы получить готовый документ, необходимо создать одну из сущностей CRM: лид, контакт, сделку, счет или предложение и привязать к ней шаблон документа (карточку), в который автоматически вносятся данные, содержащиеся в указанных выше сущностях. Также функционал платформы позволяет прикреплять к документу графические символы (рис. 1).
Таким образом, платформа «Битрикс24» позволяет формировать документы и при необходимости выводить их на печать по факту завершения работы с ними.
Функционал платформы позволяет экспортировать сгенерированные документы в двух форматах: Word и pdf (рис. 2).
Рис. 2. Пример одной из сущностей CRM – сделки [5]
Также существует возможность отправления готовых документов другим сотрудникам и клиентам по электронной почте и публикации его в публичном доступе.
Помимо этого «Битрикс24» позволяет управлять правами доступа пользователей платформы к документу, ограничивать права на запуск бизнес-процесса по согласованию документа и так далее.
Функционал настройки доступов обладает высоким уровнем гибкости. Уполномоченные специалисты могут ограничивать доступ сотрудников к сущностям CRM.
На платформе «Битрикс24» разработан конструктор бизнес-процессов, который подойдет практически под любые задачи. У пользователя есть возможность самостоятельно проектировать бизнес-процесс и настраивать движение документов по его этапам. На каждом из них функционал платформы позволяет настроить права доступа, уведомления, рассылку и так далее. Также пользователи могут вести журналы, классификаторы и справочники на базе «Битрикс24». Их создание возможно в настройках модуля CRM.
Одной из важнейших возможностей платформы в контексте ЭД является формирование поручений. В процессе настройки бизнес-процесса работы с документом можно формировать любые задачи, назначать ответственных и наблюдателей, а также конструировать систему контроля за выполнением поручений.
В Битрикс24 реализован «умный поиск» документов Word и pdf-форматов, который находит файлы не только по словам из заголовка, но и из содержания документа, а также в механизме бизнес-процессов платформы существует возможность утверждения документов, которая схожа с электронной подписью.
Также функционал платформы позволяет самостоятельно создавать формы отчетности. Примером является отчет для расчёта ключевых показателей эффективности по исполнению специалистами задач бизнес-процессов согласования документов. Данные формы предоставят руководителю информацию о длительности согласования документов каждым сотрудником, об основных проблемах, возникающих на определенных этапах бизнес-процессов.
Рассмотрев основной функционал «Битрикс24», можно смело сказать, что эта платформа решает основные задачи СЭД, а именно: создание документов при помощи шаблонов, их регистрация, хранение, классификация и пересылка, создание системы работы с документами, автоматизация бизнес-процессов и является готовой и полноценной основой для внедрения и реализации на предприятии электронного документооборота и может уверенно конкурировать с распространенными на рынке СЭД.
Библиографическая ссылка
Перова М.В., Косова М.К. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ МИНИ-СЭД ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ // Материалы МСНК "Студенческий научный форум 2024". – 2020. – № 1. – С. 87-89;URL: https://publish2020.scienceforum.ru/ru/article/view?id=50 (дата обращения: 20.04.2024).