В современном мире цифровая трансформация с каждым годом набирает обороты, продолжает развиваться и проникает в новые сферы деятельности, в том числе и в кадровую работу предприятий. В статье рассматривается определение кадровой работы, её основные функции, задачи. Вводится в исследовательский оборот понятие индекс цифровизации кадровой работы организации, который позволяет определить степень соответствия кадровой работы цифровой экономике. Также рассматриваются вопросы электронного документооборота в кадровой работе.
В 21 веке необходимо уметь адаптироваться к быстро развивающемуся миру новых технологий. С каждым годом значительно усиливаются тренды цифровой HR-трансформации. Цифровизация захватывает все новые и новые сферы деятельности. Под цифровой трансформацией понимается процесс изменения бизнес-стратегии, модели управления, операций в организации и т.д. путем внедрения новых современных технологий в бизнес-процессы предприятия. Необходимость принятия цифровых технологий обусловлена тем, что это позволит в разы увеличить эффективность и производительность труда.
Сегодня у российских компаний есть все причины для того, чтобы переходить на новую степень цифровизации. В частности, это необходимо для системы управления персоналом. Работа с кадрами является неотъемлемой частью каждой организации, это одна из основных частей управления человеческими ресурсами.
Кадровая работа – это совокупность наиболее важных теоретических положений и принципов, официальных требований и практических мер, определяющих основные направления и содержание работы с персоналом, ее формы и методы. Данного вида деятельность определяет основные направления работы с кадрами, общие и специфические требования к ним в сфере управления соответствующими объектами [1].
Кадровая политика организации – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационного механизма по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного сплоченного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегии развития организации [2].
Кадровая работа включает в себя:
- кадровое планирование;
- подбор кадров в соответствии с потребностями организации;
- распределение работников предприятия по отделам и должностям;
- создание кадрового резерва организации;
- обеспечение повседневной работы работников организации;
- оценка персонала, как каждого работника в отдельности, так и целого отдела или департамента в общем;
- мотивационные и стимулирующие меры руководства;
- мероприятия, направленные на обучение и профессиональное развитие работников [3].
Основная задачи кадровой работы заключается в сохранении оптимального кадрового состава организации, который наиболее точно соответствует экономическим интересам, целям и задачам деятельности предприятия.
Цифровизация кадровой работы организации понимается в контексте цифровой экономики цифрового общества.
Цифровая трансформация кадровой работы организации – это управленческая деятельность, в котором ключевым фактором управления являются данные в цифровой форме, обработка больших массивов кадровой информации и использование которых по сравнению с традиционными классическими формами кадрового менеджмента позволяют существенно повысить эффективность как кадрового менеджмента, так и все организации в целом.
Работа с кадрами также включает в себя работу с большим количеством различных документов. Документооборот на большинстве предприятий до сих пор организован в бумажном формате. Еще пару десятков лет назад, ведение, например, бухгалтерского учета происходило в бумажном виде и писалось от руки. Но, после появления программы «1С: Предприятие», произошёл переворот в ведении бухгалтерского и управленческого учета. Двадцать лет назад бухгалтера и представить себе не могли, что однажды, все данные, все операции будут записываться и вестись в электронном виде. То же самое ожидает работников с кадрами. На смену бумагам пришла цифра.
Экономически целесообразно перейти на электронные, безбумажные технологии. Благодаря им процессы организаций значительно сократятся во времени, станут более гибкими, это приведет к повышению производительности, что позволит компании вести бизнес-процессы более эффективно. Стоит отметить, что с переходом на электронные технологии, значительно сократятся издержки на хранение бумажных документов. Говоря о финансовой составляющей бумажного документооборота, надо учитывать, что речь идет не просто о расходах на бумагу и не только о закупке расходных материалов для принтера. Традиционный документооборот подразумевает большое количество логистических операций, требующих времени, трудозатрат, складских площадей. Приведем пример. Сбербанк не так давно огласил, что в год на хранение бумажных документов тратит 2,5 млрд руб. Совокупный объем бумажной документации, лежащей в архивах, – 12 млрд листов. Как отметили эксперты, кадровые документы могут составлять до 15–20 % от всего объема документов в организации [4].
По данным, собранным и проанализированным специалистами DIRECTUM, большинство компаний на российском рынке сейчас находятся на средних уровнях («Классический» и «Частичный») развития кадрового электронного документооборота. Бизнес-процессы автоматизированы, а финальный этап фиксируется и заверяется в бумаге. Но движение к всеохватной «цифре» уже заметно. Что характерно, этот тренд задают большие компании, например, МТС и Obi. Они уже сейчас переходят к электронному документообороту, стремясь окончательно убрать бумагу как артефакт из своих офисов, оставляя ее на заключительном этапе договорных отношений [4].
Но кадровая работа подразумевает не только операции с бумагами, это в первую очередь работа с кадрами. Подбор и оценка персонала это очень ответственный, щепетильный и сложный процесс. Из большого числа кандидатов необходимо грамотно отобрать единицы, чьи характеристики наиболее подходят под требования организации.
Деловая оценка персонала – это анализ способностей, мотивации сотрудников и насколько эти характеристики соответствуют требованиям должности.
Деловая оценка является одной из ступеней в процессе отбора персонала и его развития.
Выделяют два вида деловой оценки:
- оценка потенциальных сотрудников на вакантную должность;
- оценка действующих сотрудников организации.
Для организации деловой оценки в первую очередь необходимо выполнение следующих задач:
1. основываясь на организационной структуре, деятельности, задачах и целях организации, разработать критерии деловой оценки;
2. сформировать группу для оценки персонала;
3. отведение места и времени для проведения деловой оценки;
4. непосредственно сама оценка персонала;
5. фиксирование результатов деловой оценки.
Для служб HR проверка навыков и знаний кандидатов всегда была основной проблемой. Поэтому в современных условиях актуальным стало использование передовых методов подбора персонала. Например, компания HH (Head Hunter) стала более успешно функционировать благодаря цифровым сервисам, укорив процессы приема на работу. Она использует современные способы оценки личностных и профессиональных качеств с помощью онлайн-тестирования. Традиционно первичную информацию о соискателе берут из резюме. Если резюме соответствует требованиям, то следующим этапом может быть онлайн-тестирование. Основная функция тестов – это разрешить доступ к вакантной должности только определенному кругу лиц, соответствующих квалификационным требованиям. На этом этапе не менее важным является выявление мотивации кандидата на вакансию. Такие функции в системе управления, как анализ учет и хранение текущей информации, тоже являются немаловажными [5].
Использование цифровых технологий значительно облегчит работу HR-менеджеров, ускорит процесс работы, сделает её более эффективной.
Идеальное решение для автоматизации HR-процессов должно максимально удовлетворять потребности рынка. Информационная система закрывает почти все области работы с сотрудниками на различных этапах, начиная с рекрутинга. Информационная система позволяет вести базу кандидатов, назначать встречи с наиболее успешными из них, согласовывать необходимость проведения собеседований с кандидатом, формировать отчет о собеседовании. Далее следует прием сотрудников на работу. Здесь мы говорим не только о подписании необходимых документов, а создаем четко выстроенный процесс выхода на работу: готовим учетную запись, пропуска, пароли. Далее система отслеживает и сопровождает всю трудовую деятельность в компании: приказ о приеме на работу, перемещения по сетке штатного расписания, обучение и переобучение работника, отпуска и больничные, командировки и т.д. [4].
Внедрение новых технологий (производственных, финансовых, управленческих, социальных и любых других) может приводить к огромному количеству позитивных эффектов и последствий для экономики:
- повышение производительности труда;
- повышение капитализации;
- улучшение качества жизни;
- формирование новых рынков;
- повышение эффективности утилизации ресурсов (активов, капитала, компетенций);
- повышение конкурентоспособности;
- повышение безопасности [6].
Предлагаем ввести в управленческий оборот индекс цифровизации кадровой работы организации, который будет учитывать следующие показатели: непрерывность управления кадровой информацией (включая автоматический сбор, хранение, обработку и анализ персональных данных); кибербезопасность кадровой информации; автоматизация ручного труда работника службы управления персоналом с помощью роботов и электронного документа оборота; степень гибкости профессиональных коммуникаций, основанной на оперативном использование службой управления персонала функционала ERP-систем; использование RFID-технологий для работы в системах контроля и управления доступом (СКУД), использование искусственного интеллекта при принятии кадровых решений и реализации кадровых технологий (оценка и аттестация персонала, мотивация и стимулирование, управление конфликтами в организации, формирование кадрового резерва). Индекс цифровизации организации позволяет определить степень комплексного соответствия кадрового потенциала целям и задачам цифрового сегмента экономики и цифрового общества в целом.
В заключение хочется сказать, что благоприятная инновационная среда в нашей стране позволяет поддержать и достичь эффективных результатов в поставленных проектах. То, что компании, пусть их и не так много, но они все же есть, внедряют в свою деятельность новые технологии, говорит о том, что со временем число таких компаний будет расти. И в скором будущем, примерно через 10-15 лет, цифровые технологии станут неотъемлемой частью в каждой сфере деятельности предприятий. Мы можем сократить этот временной промежуток в 15 лет и быстрее достичь цели, если начнем прямо сейчас.
Библиографическая ссылка
Романова Е.В., Аржанухин С.В. ИНДЕКС ЦИФРОВИЗАЦИИ КАДРОВОЙ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ // Материалы МСНК "Студенческий научный форум 2024". – 2020. – № 6. – С. 66-69;URL: https://publish2020.scienceforum.ru/ru/article/view?id=353 (дата обращения: 21.11.2024).