Материалы Международной студенческой научной конференции
Студенческий научный форум 2022

ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА КАК ОДНОЙ ИЗ ФОРМ ОБЩЕНИЯ В АНГЛОЯЗЫЧНОЙ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

Швачко О.В. 1 Смолина Л.В. 1
1 Министерства внутренних дел Российской Федерации»
1. A business letter. [Электронный ресурс] URL: https://www.teachingenglish.org.uk/article/a-business-letter (дата обращения: 06.09.2020).
2. Гальперин И.Р. Очерки по стилистике английского языка. М., 1958. 459 с.
3. Business writing. Talk, tips, and best picks for writers on the job. [Электронный ресурс] URL: https://www.businesswritingblog.com/business_writing (дата обращения: 06.09.2020).
4. Beare K. 3 Tips to Improve Writing in English. ThoughtCo, Jan. 29, 2020. [Электронный ресурс] URL: thoughtco.com/tips-to-improve-writing-in-english-1212359 (дата обращения: 06.09.2020).
5. Formal email writing. [Электронный ресурс] URL: https://busyteacher.org/21878-formal-email-writing.html (дата обращения: 06.09.2020).

Освоение основ официально-деловой переписки и деловой письменной коммуникации является необходимым качеством специалиста в современном многокультурном мире. Среди разных видов деловой переписки особое значение имеют электронные деловые письма. Электронное деловое письмо сохраняет основные признаки, свойственные официально-деловому стилю: объективность, простота изложения, краткость и экономия языковых средств. Оно характеризуется теми же схожими композиционно-логическими и языковыми признаками, что и другие документы, относящиеся к официально-деловому стилю. В современной деловой культуре электронная переписка проявляет тенденцию к меньшей формализованности, отказу от тяжеловесных устаревших речевых формул использованию сокращений, упрощенных синтаксических конструкций.

Любая профессиональная деятельность подразумевает наличие коммуникативного аспекта в процессе её реализации, как на уровне общения с коллегами в рамках своего трудового коллектива, так, и с партнерами на международном уровне. Владение навыками деловой письменной коммуникации является необходимым качеством специалиста в современном многокультурном мире. Потенциал профессионального роста молодого специалиста требует обладания определенным профессиональным кругозором, включая владение иностранным языком как средством делового общения.

Письменная деловая коммуникация на английском языке представлена разнообразными видами и жанрами деловых писем и других документов, в зависимости от коммуникативных и практических задач, стоящих перед участниками общения. Однако при обучении деловой переписке обучающихся начального и среднего уровня следует, в первую очередь обратить внимание именно на составление электронных деловых писем. Во-первых, в силу ряда причин, например, меньшей формализованности языкового оформления, электронная переписка представляется более доступной для освоения, позволяет справиться с коммуникативными задачами на основе ограниченного лексического запаса и базовых грамматических навыков. Кроме того, не секрет что почта в её традиционном виде уже отходит в прошлое как в личных, так и в деловых контактах, не успевая за ритмом современной жизни. Электронная почта потеряла свою актуальность для личной переписки, уступив место социальным сетям и мессенджерам. Однако для делового общения электронная почта используется повсеместно, и поэтому для современного поколения обучающихся в образовательных организациях высшего профессионального образования наиболее актуально изучение электронной деловой переписки.

Принято считать, что электронное деловое письмо мало отличается от образцов традиционных деловых писем. Оно характеризуется теми же схожими композиционно-логическими и языковыми признаками, что и другие документы, относящиеся к официально-деловому стилю.

Так на уровне оформления электронное письмо также характеризуется «блочной» структурой, т.е. текст электронного письма состоит примерно из тех же композиционных элементов, что и традиционное письмо: отправитель письма (sender), получатель (recipient), тема (subject), дата (date), собственно текст письма (body of the letter), включающий приветствие, вступление, цель сообщения, содержательную часть, заключительную формулу вежливости/прощание и подпись; вложения (attachments), копии (copy (cc)). Следует отметить, что при оформлении электронного письма, как и делового письма, в тексте отсутствуют абзацные отступы (indents), их заменяют один-два пробела между абзацами [1].

В целом стиль электронного письма сохраняет основные признаки, свойственные официально-деловому стилю: присутствие специфической терминологии и фразеологии, традиционность средств выражения, строгая композиционная форма [2]. Тем не менее, в стилевом отношении текст электронного письма в сравнении с традиционным деловым письмом характеризуется сниженной официальностью, нейтральностью речевых клише и даже проникновением элементов разговорно-бытового стиля. В целом электронное деловое письмо тяготеет к простоте изложения, краткости и экономии языковых средств. Приведем несколько примеров.

Предпочтительной формой приветствия современном электронном письме является «Hello» + имя, например, «Hello, James,» или более формальное «Dear James» в значении «уважаемый», «Dear colleagues», «Dear all» при обращении к группе коллег (после слов Hello и Dear запятая не ставится). Всем известные обращения «Dear Sir or Madam» и »To whom it may concern» могут быть использованы, но считаются излишне формальными и старомодными [3].

В заключение электронного письма принято писать «Best regards! (Regards!)», «Kind regards!», «Best wishes!», «Warm wishes!». Традиционные формулы прощания «Sincerely yours» или «Faithfully yours» практически не используются в электронной переписке и воспринимаются как архаизмы. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто «Sincerely».

Помимо шаблонных приветствий и прощаний в электронной переписке нередко используются следующие фразы: «I hope you are doing wel» («надеюсь, у вас все хорошо») как менее официальный и потому более предпочтительный вариант фразы «I hope this email finds you well»;»I just wanted to update you on…» / «I just wanted to let you know that…» («я хотел ,бы дополнить, что…») как способ сообщения дополнительной информации о том, что уже получателю известно или универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях; «Please be informed / advised» («пожалуйста, примите к сведению»); FYI (сокр. от «For Your Information») для использования в общении между коллегами, «Please find (see) attached …» для сообщения о вложении; «For futher details» («за более подробной информацией»), напр.: «For futher details please contact my assistant»; «Thank you for your time» («Спасибо за то, что уделили мне время») – универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью [3].

В современной электронной переписке рекомендуется использовать более современную нейтральную лексику, отказываясь от тяжеловесных устаревших оборотов. Так, предпочтительно употреблять «about» вместо «concerning», «expect» вместо «anticipate», «part» вместо «component», «decide» вместо «make a decision», «recommend» вместо «give recommendations», «conclude» вместо «come to conclusion», «I hope you are doing well» вместо «I hope this email finds you well», «Sorry» вместо «Accept my apologies», «Please» вместо «Would you be so kind as…», «Best regards» вместо «Sincerely yours».

В электронной переписке приветствуется использование сокращений (преимущественно в A.E.), поскольку современный деловой стиль имеет тенденцию к доступности и меньшей формализованности. Так, следует выбирать формы «we’re» вместо»we are», «we’ve» вместо «we have».

Особое внимание следует уделять гендерно-нейтральной лексике.

Не следует использовать слова-интенсификаторы («very», «really», «a lot of»), придающие деловой переписке излишне разговорный и эмоциональный оттенок. Вместо выражения «a lot of», лучше использовать «many» или «much» в зависимости от ситуации.

В тексте письма всегда следует отдавать предпочтение глагольным формам в действительном залоге, по возможности избегая страдательного, например «Mr. Simpson sponsored this project» вместо «This project was sponsored by Mr. Simpson», «We ‘ve decided to suspend production» вместо «The decision has implemented to suspend production» [4].

Для оформления электронного письма предпочтительны простые, не отвлекающие внимание читателя шрифты, как например, Times New Roman или Helvetica.

Следует всегда реагировать на получение электронного письма ответом с вашей стороны, даже если оно не содержало адресованного вам вопроса или запроса информации. Получив письмо по электронной почте, следует поблагодарить отправителя и, если требуется, обозначить курс своих дальнейших действий, что является необходимым проявлением вежливости в западной деловой коммуникации и проявлением межкультурной компетентности с вашей стороны [5].

Следует неуклонно следовать правилу «одна мысль – одно предложение», выражая свои мысли четко, избегая слишком длинных, сложных синтаксических конструкций

Тем не менее несмотря на изменения, происходящие в современном электронном деловом письме как жанровой разновидности деловой корреспонденции, следует помнить о его принадлежности к официально-деловому стилю и следовать основным требованиям профессиональной коммуникации, соблюдать меру в тенденции к упрощению, не скатываясь в излишне разговорные варианты.


Библиографическая ссылка

Швачко О.В., Смолина Л.В. ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА КАК ОДНОЙ ИЗ ФОРМ ОБЩЕНИЯ В АНГЛОЯЗЫЧНОЙ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ // Материалы МСНК "Студенческий научный форум 2022". – 2020. – № 6. – С. 58-60;
URL: https://publish2020.scienceforum.ru/ru/article/view?id=349 (дата обращения: 20.05.2022).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074