Статья посвящена развитию систем электронного документооборота в разрезе последних изменений в государстве. На основании статистических данных и экспертного мнения рассматриваются положительные стороны электронного документооборота, преимущества от его внедрения и факторы из-за которых большая доля организаций ещё применяет бумажный документооборот. Отдельно выделены шаги, предпринимаемые государство, с целью ускорения внедрения электронного документооборота в хозяйственной деятельности. В статье делается вывод о том, что сейчас электронный документооборот доступен не всем компаниям, однако, обоснована его необходимость, поэтому в выводе приведены конкретные меры по ускорение внедрения ЭДО, отмеченные государством.
Развитию системы электронного документооборота (ЭДО) уделяется огромное внимание на государственном уровне, как одному из направлений ускорения развития цифровой экономики страны. Согласно данным исследования, проведённого РАНХиГС, отмеченным в Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности до 2025 года, внедряя ЭДО в Российской Федерации, уже к 2024 году ВВП может стать больше на 4-5 % накопленным итогом [1]. Общие правила применения электронного документооборота в организациях очерчены в Федеральном законе «Об электронной подписи» № 63 от 06.04.2011 года. В Национальном проекте «Цифровая экономика» отмечены плюсы перевода документооборота в онлайн-формат, электронной подписи, СМЭВ, МЭДО.
В своих работах отечественные и зарубежные учёные уже давно признали и продолжают доказывать удобство электронного документооборота, например, вопрос повышения эффективности деятельности организаций при помощи электронного документооборота рассмотрели Соловьёва В.С., Малышева Е.А [2]. Перспективы развития электронного документооборота, рассмотренные в труде Таппасхановой Е.О. и Пшихачевич Ж.Т. указывают на скорую интеграцию электронного документооборота с другими, поддерживающими организацию программами в единую платформу [3]. Цифровизации политического процесса в современной России, по мнению экспертов, ещё необходимо время для освоения новейших цифровых технологий во властно-управленческой деятельности [4]. На сайтах компаний визоров регулярно представляются статистические данные о работе с системами электронного документа оборота в различных компаниях.
По оценкам компании Siemens Business Services and IT Solutions в среднем офисный сотрудник тратит от 30 % до 60 % рабочего времени на бумажный документооборот. По итогам исследования было определено, что при автоматизации документооборота увеличивается производительность сотрудников в среднем на 20-25 %, а затраты на архивное хранение сокращаются до 80 %. Электронный документооборот позволяет сэкономить до 20 % времени на поиск документов и их ожидание, столько же на утверждение и согласование. До 10 % времени сохраняется на передаче документов между подразделениями и подготовке типовых отчётов об обороте документов. Общий итог исследования показал, что эффективно отлаженный механизм электронного документооборота может сэкономить до 60 % рабочего времени [5].
В 2019 году сферы применения ЭДО по отраслям распределились следующим образом (рис. 1). Наибольшим потребителем СЭД является госсектор, однако, в 2019 году возросла доля внедрения ЭДО в торговле, строительстве и медицине [6].
Одной из причин перехода на электронный документооборот для части компаний стала пандемия COVID-19, ограничения которой затруднили обмен бумажными документами. По данным ВИЦОМ в 2020 году число работающих удалённую возросло в восемь раз, если до пандемии удалённо трудилось 2 % из всех трудящихся, то с началом пандемии это цифра возросла до 16 % [7].
Эксперты сектора развития «Контур.Диадок» отмечают, что 2020 год показал, что привычные рабочие процессы осложняются при дистанционной работе, например, подписание бумаг, что стало драйвером роста рынка ЭДО. [8] В 2020 году через сервис было передано на 31 % больше документов, чем в аналогичный период 2019 года и составило 237 млн. документов, эти цифры на 3 % превысили ожидаемый тренд на 2020 год. [9] В мае 2020 года Банк ВТБ и Ростелеком впервые заключили договор о предоставлении банковских гарантий и обеспечении документации в системе электронного документооборота при помощи электронной подписи. Также компания «Ситилинк» в 2020 году внедрила ЭДО и отметила, что это позволило оптимизировать взаимодействие между сотрудниками и снизить затраты на документооборот. [10]
Исследования оператора фискальных данных «OFD.RU» и сервиса «МойСклад» также отметили, что одной из причин внедрения ЭДО стал переход на удалённую работы и сложности из-за пандемии, кроме этого были выделены скорость и удобство работы, финансовая экономия, защита экологии и требование контрагентов. [11]
Несмотря на объективную эффективность электронного документооборота в 2021 году ещё не все компании хотя бы частично внедрили ЭДО, результаты опроса оператора фискальных данных «OFD.RU» и сервиса «МойСклад» представленном на рис. 2.
По результатам исследования видно, что большинство компаний используют ЭДО наряду с бумажным документооборотом, второй по объёму группой (26,8 %) стали российские компании совсем не использующие ЭДО [12]. Можно сделать вывод, что электронный документооборот доступен не всем, мы можем предположить, что это связано с высокой стоимостью систем электронного документооборота, сложностью их внедрения, зависимости от сбоев сети Интернет, плохой работой техподдержки и необходимостью по-прежнему дублировать многие документы в бумажном виде.
Рис. 1. Рынок СЭД по отраслям
Рис. 2. Показатели внедрения ЭДО в российских компаниях на 2021 г.
Подводя итоги, стоит отметить, что применение ЭДО является будущим всех российских компаний, исходя из представленных выше данных сейчас ЭДО доступно в большей степени крупным компаниям, что объяснимо сложностями перехода, высокой стоимостью систем электронного документооборота и их обслуживания. Однако согласно Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности уже к 2024 году электронный документооборот станет обязательным, что позволит государству оптимизировать налоговый контроль повысить эффективность государственного управления и улучшить регулирование конкуренции на рынке. В концепции отмечается, что переход позволит предпринимателям экономить миллиарды рублей, сократит затраты на ведение и хранение делопроизводства и сделает процедуру обмена документами быстрой и эффективной.
В Концепции отмечено, что внедрение электронного документооборота будет происходить поэтапно, что позволит небольшим компаниям адаптироваться и одним из мероприятий по реализации Концепции выделено проведения информационно-просветительской работы, что также может послужить для многих драйвером к переходу, поскольку предприниматели смогут сами оценить все возможности, безопасность и минимизацию времени на работу с документами. На сайте Федеральной Налоговой службы уже появился онлайн-калькулятор эффективности ЭДО, что также можно отметить как стимулирование со стороны государства внедрения электронного документооборота в компаниях.