В данной статье рассматривается многообразие систем электронного документооборота на мировом рынке, что приводит к цифровой трансформации управления задачами. Результатом исследования является анализ отечественных СЭД, которые эволюционировали от просто систем автоматизации делопроизводства до конкурентных решений класса ЕСМ, способствующих поддержке российского делопроизводства.
По мере роста роли цифровизации в информационном обмене все острее наблюдается необходимость эффективно организовывать движение электронной и бумажной документации в организационных системах. В данный процесс включаются управленцы разного уровня и цифровые помощники, электронные архивы, средства автоматической аналитики и ERP – решения. На сегодняшний день каждая организация должна представлять собой гармоничный центр управления документооборотом – Managed Document Services (MDS).
На рынке российского электронного документооборота существует несколько типов СЭД, к ним относятся: системы внутреннего документооборота, которые чаще всего используются лишь крупными компаниями и государственными организациями для увеличения оптимизации делопроизводства; системы внешнего документооборота, которые характеризуются необходимостью взаимодействия с контрагентами. В данном случае важную роль играет значимость соответствия второго сегмента СЭД требованиям, предъявляемым государственными органами [1].
По статистическим данным, полученным с сайта Docflow, лишь третья часть всех компаний на российском рынке к 2019 г. перешла на электронный документооборот [2].
По мнению экспертов, принявших участие в конференции «СЭД и ЕСМ day 2019» самыми распространенными российскими системами являются: «Дело», «Гран – док», «1С: Документооборот», «Оптима Workflow», «Логика ECM и СЭД», «Е1 Евфрат», «CompanyMedia», «Directum», «LanDocs». Данные системы обладают большим функционалом возможностей и при их рассмотрении учитывается возможность их использования с учетом реализации различных процессов документационного обеспечения управления. Из всех перечисленных СЭД только «Дело», «Е1 Евфрат», «CompanyMedia», «Directum» и «Логика ECM и СЭД» могут реализовать все функции, которыми должна обладать каждая система электронного документооборота. Существенными преимуществами платформы СЭД, способной на автоматизацию, являются такие аспекты как: работа с документами, являющимися договорными; поиск документов по базе данных и штрих – коду; осуществление распознаваний документа и его сканирования; работа в удаленном доступе и режиме оффлайн; интегрирование с другими системами; возможность выполнения функций администрирования; осуществление делегирования полномочий и замещений должностей [3].
Каждая СЭД может управлять процессами документооборота, находить, сканировать и распознавать документы, а так же работать на большом расстоянии. Например, система «Дело» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами. Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения. Компания ЭДС рассматривает новые модули в системе «Дело» это: «Управление проектами» и «Интеллектуальный анализ».
«Е1 Евфрат» обладает уникальными функциями и может распознавать реквизиты с документа, который был отсканирован, и заполнять все поля регистрационной карточки на основе полученных данных [4]. «CompanyMedia» обладает функцией дистанционного участия в мероприятиях при использовании электронных устройств, а также возможностью составления отчета по документам. «Directum». Ее главной особенностью является наличие трех хранилищ: для оперативного доступа, для хранения в архиве и для сохранности данных в большом объеме. Это необходимо, чтобы при открытии всех хранилищ система не была сильно загружена [5]. «Гран – док» – эта система составляет динамические и статистические таблицы по документам, которые были найдены, но она не может работать оффлайн [6]. «1С: Документооборот». Данная система не может осуществлять такие функции как замещение и администрирование, но имеет модуль для проведения совещаний, но не дистанционно [7]. В системе «Оптима Workflow» отсутствуют такие значимые функции как делегирование полномочий и замещение должностей, работа в режиме оффлайн, работа с договорами и поиск по штрих – коду [8]. «Логика ECM и СЭД» – это система автоматизации документооборота, которая управляет всем жизненным циклом входящих и исходящих, а также внутренних организационно – распорядительных и нормативных документов. В «LanDocs» отсутствуют такие значимые функции как делегирование полномочий и замещение должностей, работа в режиме оффлайн, работа с договорами и поиск по штрих – коду, интеграция с другими системами [9].
Таким образом, все вышеперечисленные системы электронного документооборота обладают стандартными функциями для управления организацией и лишь система «Гран-док», которая используется в небольших государственных и муниципальных учреждения. Организации, приобретая системы электронного документооборота, должны обращать внимание на комплектацию системы и с учетом этого располагать необходимой суммой для ее приобретения. Для того, чтобы был виден эффект от цифровизации и ее внедрение привносило большие изменения в организации, необходимо поддерживать шаблонные процессы и процессы, наделенные алгоритмом, но это требует наличие высококвалифицированных специалистов, которые с помощью своих знаний и навыков могут не только установить и настроить программное обеспечение, но и вносить изменения в управлении.
Динамика российского рынка СЭД/ЕСМ, млрд руб [10]
С каждым днем расширение цифрового рынка СЭД и ЕСМ – систем продолжает расти. Важным моментом здесь выступает понимание государства и бизнеса, что электронный документооборот – это платформа, которая способствует выстраиванию цифровизации всех отраслей. В государственных органах Российской Федерации переход на электронный документооборот продвигается быстрыми темпами и имеет большой результат.
ЕСМ рынок растет и становится еще высокотехнологичнее, поэтому влияние цифровой экономики приводит к отказу российских организаций от консервативного подхода к нововведениям. Данный рынок динамичен, так как разрабатываются новые технологии, а его рост в основном зависит от расширения спектра задач, решаемых в бизнесе.
По оценке TAdviser рынок СЭД в среднем растет со скоростью 10–12 % в год. В 2018 г. объем рынка СЭД был равен 52 млрд рублей и по сравнению с предыдущим годом вырос на 12 %. По предварительной оценке экспертов, в последующие годы ситуация на рынке СЭД и ЕСМ систем должна стабилизироваться (рисунок).
Сегодня практически повсеместно для организации внутреннего документооборота используются СЭД. Однако взаимодействие с внешним миром, как правило, по-прежнему происходит на бумаге.
Еще недавно большинство представленных на рынке решений в сфере юридически значимого обмена документами обеспечивали работу лишь с ограниченными типами документов. Заказчики сталкивались с тем, что технологии были еще сырыми, а на рынке не было достаточно компетенций для их совершенствования. Серьезные сложности создавало отсутствие регламентов в сфере хранения, обработки и передачи документов.
Эксперты считают, что в настоящее время комплексные решения обеспечивают работу с электронной подписью, интеллектуальную обработку и хранение юридически значимых документов, взаимодействие с прикладными системами и объединение бумажного и электронного документооборота. В ближайшем будущем рынок ждет максимальный отказ от бумаги, постепенная формализация важных для бизнеса типов документов, появление регламентированных маршрутов обмена документами с контрагентами и контролирующими органами, а также интеллектуальная обработка всей документации и централизация функций ЭДО внутри компаний любого масштаба.