В данной статье рассмотрены основные направления развития систем электронного документооборота. Приведены и проанализированы данные по применению населением механизмов электронного доступа к услугам. Также в процессе исследования были выявлены перспективные направления развития систем электронного документооборота в государственных органах.
В современном мире практически невозможно представить жизнь человека без использования информационных технологий. По этой причине, научные исследования связанные с тематикой «цифровизации» имеют большую актуальность. Помимо этого, важным вопросом является развитие концепции электронного правительства Российской Федерации, а также совершенствование проекта «Цифровое правительство», в рамках которого формируется система электронного документооборота между государственными, бюджетными и муниципальными учреждениями.
Концепция «Электронного правительства» предполагает новую форму организации деятельности органов государственной власти, которая обеспечивает за счет применения информационно – коммуникационных технологий новый уровень удобства получения государственных услуг, как организациям, так и гражданами и оперативность получения данных услуг, а также информацию о результатах деятельности государственных органов. По показателю конкурентоспособности в сфере электронного правительства Россия занимает 35- е место в мировом рейтинге, по показателю Цифровой конкурентоспособности – 42-е место [1].
Анализируя данные, полученные Росстатом в отношении людей, перешедших на электронную платформу государственных услуг, можно наблюдать положительную тенденцию числа граждан, которые используют механизм получения государственных и муниципальных услуг путем электронной формы (Рис. 1).
Тем не менее, общие ожидания граждан и бизнеса формируются на основе опыта широкого применения современных технологий. Необходимо довести до конца все реализуемые мероприятия и наметить переход к разработке и реализации стратегий следующего этапа, то есть стратегии перехода к цифровому правительству. В рамках национального проекта «Цифровая экономика» к сроку ее реализации планируется достичь показателей, приведенных в таблице.
Рис. 1. Доля граждан России, использующих механизм электронного доступа к государственным и муниципальным услугам, % в 2012–2018 гг. [2]
Прогнозируемые показатели развития национального проекта «Цифровая экономика» [3]
|
70 % |
100 % |
70 % |
90 % |
|
взаимодействий граждан с государственными органами, осуществляемых в цифровом виде |
приоритетных государственных услуг, которые предоставляются без личного посещения государственных органов |
данных, прошедших соответствие мастер – данным |
Внутриведомственного и межведомственного юридически значимого ЭДО в государственных органах |
В ходе исследования было выявлено, что главной целью внедрения систем электронного документооборота является повышение эффективности функционирования организаций. Согласно мнениям и оценкам экспертов, внедрения системы электронного документооборота обеспечивает такие экономические эффекты как: экономия рабочего времени сотрудников организации на 30 %; увеличение производительности труда сотрудников на 25 %; снижение стоимости обслуживания архивов документов почти на 80 %; сокращение затрат на документооборот на 60 %; ускорение таких процедур как подача/ передача заявлений, составление договоров, поиск нужных документов.
В процессе развития систем электронного документооборота в бюджетных организациях можно наблюдать следующие тенденции: расширение функциональной составляющей систем электронного документооборота (современные версии систем решают многозадачные процессы); облачные технологии (благодаря облачным технологиям снижаются затраты на обслуживание удаленных офисов бюджетных учреждений); действует политика импортозамещения; юридический аспект внедрения СЭД (цифровая подпись); так называемые «умные системы» (использование интеллектуальных технологий для автоматизации некоторых процессов); создание полноценных электронных архивов документов в государственных учреждениях [4].
На основе вышеприведенных аналитических данных и основных тенденций развития СЭД можно выделить следующие задачи и рекомендации, реализуемые цифровым правительством в РФ, которые непосредственно влияют на развитие системы электронного документооборота в государственных и муниципальных органах: развитие сетей связи и систем российских центров обработки данных, внедрение цифровых платформ работы с данными для обеспечения потребностей граждан, бизнеса и власти в рамках информационной инфраструктуры; создание системы поисковых исследований в области цифровой экономики, обеспечивающих технологическую независимость в области цифровых технологий, которые конкурентоспособны на глобальном уровне; повысить скорость реализации проекта «Цифровой экономики России», включая пункты, которые касаются взаимодействия и коммуникаций между обществом и правительством, бизнесом и правительством, в которых главным субъектом государственного сектора могут выступать бюджетные организации.
Тенденции развития электронного документооборота привели к тому, что всё большее количество документоориентированных процедур управления были автоматизированы. Внешнее взаимодействие СЭД имеет с МЭДО, порталом госуслуг, электронной почтой, социальными сетями. Число сотрудников организации, использующих СЭД стремительно растет. На сегодняшний день наблюдается рост числа документов и обращений к ним, в том числе в мобильном документообороте. Применение СЭД сервисов достигает 99 %, но при этом СЭД находит себе все новое применение.
На основе анализа существующих тенденций ЭДО можно сделать вывод, что в настоящий момент фактическим стандартом современных систем электронного документооборота являются такие области деятельности как:
1. Общее делопроизводство, то есть обработка входящих документов от граждан и подготовка исходящих писем, а также внутренняя документация и контроль над исполнением поручений.
2. Кадровое делопроизводство – это область документооборота, которая является регламентированной и позволяющей осуществлять поддержку процедур приёма граждан на работу, их увольнение, направление в командировку, предоставление различного вида отпусков.
3. Архивное делопроизводство – это некоторая часть делопроизводства, которая завершает весь жизненный цикл документа в организации, она необходима для формирования описи по утвержденным формам, проведении экспертиз ценности документов, уничтожению их и т.д.
4. Коллегиальная работа, которая дает возможность автоматизировать всё документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления.
5. Управление взаимоотношениями с гражданами и клиентами.
Наглядно можно представить преимущества использования электронного документооборота и сокращение времени отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой (рис. 2).
Рис. 2. Преимущества электронного документооборота [5]
На основе экспертных оценок и исследований аналитических центров было выявлено, что 38 % компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует большое количество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД: Производительность труда персонала увеличивается на 20-25 %; стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды.
Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др.
В ближайшем будущем основными тенденциями в развитии электронного документооборота будет переход всех бизнес-процессов в электронный вид. Все организации будут переведены в электронную форму создания документов, принятия заявок, подбора персонала, составления договоров и других необходимых документов. Электронная подпись будет внедряться повсеместно, в том числе и в коммерческих организациях [6].
В процессе исследования было выявлено, что перспективы и тенденции развития систем электронного документооборота в государственном секторе предполагает использование самых новых информационных технологий для того, чтобы автоматизировать основные процессы документооборота в организациях. Эффективность внедрения систем электронного документооборота доказана многими исследованиями и имеющиеся проблемы не должны стать препятствием для дальнейшего развития новых тенденций электронного документооборота.