Введение

В современном университете, стремящемся к эффективности, прозрачности и инновациям, наличие хорошо организованного документооборота является не просто желательным, а необходимым условием успешного функционирования и развития. Внедрение современных систем электронного документооборота является стратегически важным шагом для повышения конкурентоспособности университета в условиях быстро меняющегося мира. Системы электронного документооборота решают очень широкий спектр задач [1, 3]: организация учета и хранения документов; документирование деятельности организации в общекорпоративном масштабе; поддержка бумажного документооборота; управление доступом к документам; поиск документов по произвольным критериям; совместная подготовка документов; согласование документов; управление очередями электронных документов; автоматизация контроля исполнения документов и поручений по ним. Внедрение таких систем позволяет автоматизировать процессы обработки документов, сократить время на их согласование и исполнение, снизить затраты на хранение и доставку [3, 7].

Цель исследования – на основе анализа автоматизированных систем электронного документооборота предложить современную автоматизированную систему утверждения электронных документов.

Результаты исследования и их обсуждение

На российском рынке представлен широкий спектр программных продуктов для автоматизации делопроизводства, охватывающих различные потребности организаций – от небольших компаний до крупных корпораций и государственных учреждений.

При выборе системы автоматизации делопроизводства важно учитывать следующие критерии:

1. Масштаб организации.

2. Отраслевая специфика организации.

3. Функциональные требования: необходимо определить, какие именно процессы делопроизводства нужно автоматизировать (управление входящей и исходящей корреспонденцией, управление договорами, электронный архив и т.д.).

4. Интеграция с другими системами: важно, чтобы система могла интегрироваться с другими используемыми в организации системами (например, 1С, CRM, ERP).

5. Стоимость: стоимость системы может варьироваться в зависимости от функциональности, количества пользователей и модели лицензирования.

6. Поддержка и обучение: важно, чтобы поставщик системы обеспечивал качественную поддержку и обучение пользователей.

Рассмотрим некоторые из наиболее популярных и востребованных решений: программа «ДЕЛО», система электронного документооборота «БОСС-Референт», система электронного документооборота «Канцлер».

Программа «ДЕЛО» – это одна из наиболее известных и широко распространенных в России систем электронного документооборота, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы». Она предназначена для автоматизации процессов делопроизводства и управления документами в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Основные функциональные возможности: управление входящей корреспонденцией; управление исходящей корреспонденцией; управление внутренними документами (создание, согласование, утверждение и контроль исполнения внутренних документов); управление организационно-распорядительной документацией; управление обращениями граждан (регистрация, маршрутизация, рассмотрение, исполнение и контроль исполнения обращений граждан); управление поручениями; электронный архив; автоматизация бизнес-процессов, связанных с движением документов; интеграция с другими системами [5].

На рис. 1 представлена страница регистрационной карточки программы «ДЕЛО».

Преимущества использования «ДЕЛО»: соответствие требованиям законодательства РФ; широкий функционал; надежность и стабильность; гибкость и масштабируемость; удобный интерфейс; импортозамещение: система является российской разработкой, что соответствует политике импортозамещения.

Рис. 1. Страница регистрационной карточки программы «Дело»

Рис. 2. Главный экран системы «БОСС-Референт»

Недостатки использования «ДЕЛО»: высокая стоимость лицензий; сложность настройки и адаптации; возможные сложности при работе с большими объемами данных.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» – это комплексная система автоматизации делопроизводства и управления документами, предлагающая широкий набор функций и возможностей для повышения эффективности работы с информацией в организациях различного масштаба и сфер деятельности [2]. На рис. 2 показан главный экран системы.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно: создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой; удобный и доступный интерфейс; сокращение трафика при работе в распределенной среде; высокий уровень защиты информации.

Из недостатков данной системы можно отметить отсутствие offline-работы, неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа, низкая гарантийная поддержка.

Рис. 3. Главный экран СЭД «Канцлер»

Система электронного документооборота «Канцлер» – семейство программных продуктов, предназначенное для создания и эксплуатации систем электронного документооборота и архивной обработки документов на предприятиях различной формы собственности, государственных органов и организаций с территориально распределённой структурой [6]. Система работает по модульному принципу, включающему базовую систему и различные прикладные модули, которые могут подключаться в зависимости от потребностей заказчика; среди них: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Управление персоналом», «Договоры», «Обращения граждан» и др.

На рис. 3 показан главный экран системы.

Преимущества использования СЭД «Канцлер»: ускорение обработки документации; возможности интеграции с государственными межведомственными системами документооборота; поддержка мобильных клиентов и веб-интерфейсов.

Недостатки использования СЭД «Канцлер»: необходимость в обучении персонала; зависимость от лицензирования отдельных модулей и поддержки соответствующих стандартов.

Основными ограничениями рассмотренных систем являются отсутствие возможности доработки средствами штатных специалистов, ограниченный или отсутствующий доступ через веб-интерфейс, а также невозможность разработки интеграционных модулей для уже используемого программного обеспечения. Кроме того, необходимость обучения сотрудников, проведения индивидуальных настроек и установки каждой копии системы, а также адаптации под специфику организации приводит к значительному увеличению затрат. В связи с этим разработка новой системы документооборота является актуальной задачей. Новая система должна устранить указанные недостатки существующих систем, обеспечив возможность интеграции с действующими информационными ресурсами, автоматизацию процессов утверждения учебных планов и графиков учебного процесса, отслеживания этапов процесса в течение времени, производить поиск документов, назначать задачи пользователям, предоставлять возможность централизованно хранить документы, а также иметь возможность сохранения версий одного документа. Разработка такой системы является объективно необходимой мерой для повышения эффективности управления документооборотом, оптимизации работы сотрудников и соответствия современным требованиям цифровизации.

Заключение

В ходе проведенных исследований выявлены достоинства и недостатки систем электронного документооборота, представленных на рынке ИТ продуктов Российской Федерации. Результаты позволили сделать вывод и определить основные функциональные требования к системам такой направленности. Предлагается разработать современную автоматизированную систему утверждения электронных документов, которая бы исключала выявленные недостатки существующих систем документооборота и обеспечивала высокую эффективность управления документооборотом, оптимизацию работы сотрудников и соответствия современным требованиям цифровизации и законодательства Российской Федерации.