Для эффективного внедрения информационной системы при работе с технической системой требуется обеспечить информационное сопровождение её ключевых и дополнительных процессов. Поэтому, прежде чем определять структуру и содержание такой системы, важно четко понимать цели и задачи рассматриваемой технической системы – определить, какие процессы подлежат автоматизации [1].

Определение назначения технической системы и спектра её задач является отправной точкой для определения необходимых функций корпоративной информационной системы [2], выбора подходящего оборудования и программного обеспечения, а также автоматизации рабочих процессов различных отделов предприятия.

Только после тщательного анализа существующей технической системы [3] можно найти ответы на поставленные вопросы. Этот анализ необходим для:

- четкого определения и описания задач и функций всех компонентов системы [4];

- понимания принципов функционирования каждого модуля, выявления областей для автоматизации и определения оптимальной последовательности внедрения изменений;

- соответствия технологиям работы текущих бизнес-процессов компании и их целевого состояния, включая все связанные информационные процессы;

- интеграции желаемых процессов в структуру технической системы, определения необходимых ресурсов и распределения функций по отделам и рабочим местам, с указанием степени автоматизации каждой позиции.

Описываются основные маршруты и методы обработки поступающих, находящихся во внутреннем обороте и отправляемых документов, включая применяемые для этого технологии [5]. Итогом анализа выступают модели функционирования технической системы, которые служат основой для создания проекта корпоративной информационной системы и определяют требования к аппаратно-программному обеспечению, а также формируют спецификации для разработки специализированных программных продуктов, при необходимости. В оптимальном варианте проведение анализа поручают квалифицированным аналитикам в сотрудничестве со специалистами из организации, подвергающейся исследованию. Такой подход позволяет оптимизировать сроки проведения работ без ущерба для их глубины и обучает сотрудников заказчика необходимым методам работы в процессе анализа, обеспечивая возможность самостоятельного выполнения подобных задач в будущем.

Для осуществления обследования важно правильно подбирать инструменты и методы анализа. Эти методы должны позволять создавать модели рабочих процессов организации и детально описывать информационную среду, в которой функционирует техническая система.

Полученные в ходе обследования модели технической системы помогут не только разработать новую информационную систему, но и проанализировать деятельность предприятия с точки зрения организации и структуры.

На этапе обследования целесообразно оценить эффективность потенциальных изменений. Каковы будут преимущества от внедрения новых информационных технологий и сопутствующих технических решений? Когда можно ожидать возврата инвестиций? Ответы на эти и другие вопросы можно получить, используя специальные методики и программное обеспечение для проведения стоимостного анализа и получения соответствующих результатов.

При определении инструментов [6], которые будут использоваться, важно обеспечить их удобство применения не только опытными финансовыми специалистами и экономистами, разбирающимися в технических деталях, но и для более разнообразной группы пользователей – аналитиков, руководителей среднего и высшего звена. Ведь именно эти специалисты принимают ключевые решения относительно разработки и внедрения корпоративной информационной системы.