В данной статье анализируется развитие электронного документооборота в России и юридической значимости этого процесса. В статье отмечается, что за последние годы сформировалась система электронного документооборота, которая все больше вытесняет использование бумажных документов. Авторы анализируют как именно осуществляется процесс присвоения документам юридической значимости.
В современном мире технологии всегда опережают регулирующие нормы. Системе электронного документооборота более двадцати лет, но споры о том, какие документы можно передавать в электронном виде, а какие нельзя, не утихают. Немаловажным фактором при выборе таких документов является степень их юридической значимости. Под ней, прежде всего, понимается возможность документа быть полноценным правовым аргументом в случае доказательства собственных прав, даже в судебных инстанциях. Под юридической значимостью электронного документооборота в целом необходимо понимать наличие условий, при которых совершение определенного действия приводит к правовым последствиям для субъекта, сформировавшего документ.
Чтобы обеспечить юридическую значимость любого электронного документа, необходимо соблюдение следующих основных правил: документ оформлен в соответствии с законодательством или инструкциями по делопроизводству организации; сущностное содержание электронного документа не противоречит нормам законодательства Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований; документ подписан уполномоченным на это лицом.
И в таком случае крайне важным становится именно последнее из перечисленных правил. Сегодня одним из основных инструментов обеспечения юридической значимости документа является электронная подпись. Данный инструмент позволяет защищать документы, предотвращая несанкционированное изменение его графической, текстовой или иной информации, что позволяет быстро выявить факты случайного или же умышленного изменения данных.
Статистика выдачи сертификатов ключей ЭП [4]
В Российской федерации регулирование отношений в сфере использования электронной цифровой подписи закрепляется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [1]. Важным моментом здесь является рассмотрение процесса законодательного изменения основ нормативного закрепления электронной цифровой подписи. В ФЗ № 63 регулируются отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.
В ФЗ № 63 под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
На рисунке показано, сколько было выдано ключей электронной подписи с 2013 по 2018 гг. Отметим, что в особенности с 2015 г. количество выданных ключей увеличилось более, чем в два раза. Это говорит о повышении роли юридической значимости именно для электронных документов.
Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутренних регистров. Подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами между различными ведомствами и организациями. Согласно данным портала Tadviser, специалисты департамента базовых технологий Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг» сообщают, что за 2018 г. более 25 розничных сетей перешли на ЮЗДО, это позволяет специалистам назвать ритейл основным двигателем перехода к безбумажному обмену документами.
Отдельно затронем вопрос обеспечения дополнительной защиты при использовании электронной цифровой подписи. Так, 23 сентября 2019 г. в Государственной думе РФ состоялись парламентские слушания по вопросу обеспечения дополнительной защиты при использовании электронных подписей. Это связано с тем, что в последнее время участились случаи, когда с электронными подписями происходят мошеннические или незаконные действия. Причем, даже сами руководители органов власти зачастую и допускают большое количество нарушений безопасности. Одной из важных проблем, озвученных в ходе слушаний, стала идентификация гражданина, использующего электронную подпись. Проблема схожа с той, которая возникает при подписании бумажных документов – фальсификация. Незаконное формирование юридически значимых документов в электронной среде зачастую гораздо сложнее доказать, потому что сами ключи записываются на внешний накопитель, который достаточно легко может оказаться не в тех руках.
Свою меру защиты предлагают специалисты «ГАРАНТ Электронный Экспресс». Они считают, что необходимо сформировать многоэтапный процесс идентификации пользователя – гражданина, владеющего электронной подписью. Это можно осуществить при помощи создания облачных сервисов, в которых будет храниться информация [5].
В процессе исследования, опираясь на полученные данные и мнения экспертов, мы пришли к выводу, что юридически значимый электронный документооборот – это снижение издержек и повышение скорости бизнес- и управленческих процессов. В новых условиях консерватизм побеждается эффективностью. Государством регулируются вопросы электронных подписей, обеспечивающих юридическую значимость электронных документов, но на наш взгляд, проблемы такого регулирования еще существуют и их решение – приоритетная задача как государства, так и экспертного сообщества.