В данной статье отражены сильные стороны системы электронного документооборота, определены проблемы, тормозящие внедрение информационно-коммуникационных технологий, указаны причины долгого подстраивания к новым реалиям в России. В результате проведённого исследования были определены направления работ по внедрению систем электронного документооборота в организации.
Проблема внедрения систем электронного документооборота уже долгие годы остается актуальной в нашей стране. В ходе реализации национального проекта «Цифровая экономика» к 2024 г. государство намерено осуществить комплексную цифровую трансформацию экономики и социальной сферы России. По мнению экспертов, для этого необходимо разработать законодательство о цифровых технологиях, модернизировать цифровую структуру, внедрить цифровые практики во всех ключевых сферах экономики и государственном управлении. Сегмент российского рынка документооборота развивается быстрыми темпами и новые компании, появляющиеся на рынке, занимаются решением проблем внедрения систем электронного документооборота.
В процессе развития информационных технологий, бумажный документооборот претерпевает большие изменения и вытесняется новыми автоматизированными системами. Данный переход от традиционного документооборота обусловлен современными тенденциями развития информационного общества, что позволяет ускорять обмен информационными ресурсами между всеми органами власти на территории страны. Благодаря созданию систем электронного документооборота уже существенно повысилась оперативность обмена информацией и упростились многие процессы оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде.
По мнению директора проектов компании РБК СОФТ, «все проблемы по реализации проектов можно разделить на такие как:
– Сложности в процессе организации. Они возникают тогда, когда нет четкого понимания того, зачем необходимы системы электронного документооборота и в том случае, если персонал не заинтересован в использовании новых принципов работы. Данная проблема может привести к тому, что некоторая часть сотрудников будет работать с использованием СЭД, а другая – нет, поэтому эффективность трудовой деятельности снижается во много раз.
– Сложности в экономике. Данная проблема заключается в нехватке финансовых возможностей организации на покупку и настройку продукта новых систем электронного документооборота.
Процесс перехода очень трудоёмкий и сложный, он затрагивает производство и финансовый блок. Это связано с тем, что финансовый рынок требует от предприятий постоянной актуализации баз данных и поддержания гибкости бизнес – процессов, но при этом в организации может существовать ряд ограничений, которые не позволяют пользоваться только электронными технологиями, так как финансовые документы имеют различные требования к условиям их хранения, то не во всех случаях допускается отсутствие бумажного носителя. Если рассматривать данную проблему с точки зрения крупного предприятия, где используется документация содержащая коммерческую тайну, переход на безбумажные технологии невозможен в связи с высокими требованиями к безопасности.
– Технические проблемы. В этом случае подразумеваются дополнительные траты на решение технических вопросов, покупку нового оборудования, установку серверов, которые необходимы для внедрения СЭД, а также сложности выбора нужной системы электронного документооборота, при выборе которой следует обращаться за помощью к консультантам, что требует дополнительных материальных затрат. Но в случае выбора системы, которая не обладает необходимым набором функционала, организация понесет большие затраты.
Система автоматизации документооборота может решить множество проблем: очень слабая скорость обработки документов и возникновение задержек (снижается до 80 %); потеря важных документов (90 %); большие затраты времени работников для работы с каждым документом (75 %); выделение материальных средств на покупку бумаги, печатающее устройство и другие канцелярские принадлежности (55 %) [1].
Затруднения в применении систем электронного документооборота возникают из-за того, что новые информационные технологии внедряются в условиях законодательства, которое ориентировано на документооборот в бумажном виде. Основной причиной такой слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве является стремление к уменьшению затрат на нововведения, при возможности использования уже существующей базы бумажных документов.
Достаточно низкое внимание государства к новым системам электронного документооборота выражается в недостаточном интересе к разработке новой законодательно – нормативной базы, позволяющей использовать новые возможности в работе с электронными документами.
Соотношение затрат ресурсов при бумажном и электронном документообороте [2]
Организацию информационного взаимодействия органов государственной власти в рамках СМЭВ регулируют следующие нормативно – правовые акты: Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; Постановление Правительства РФ от 28.12.2011 № 1184 «О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде».
На сегодня в России нормативно-правовая база для регулирования электронного документообмена практически сложилась. В формате ЭДО можно передавать практически все основные документы — счета-фактуры, акты, накладные, налоговую и бухгалтерскую отчетность. Годовой денежный объем рынка ЭДО в России составляет около 18 млрд. руб. Однако по сравнению с ведущими странами мира это не очень много. Так, по данным ФНС, за год у нас выписывается примерно 15 млрд. счетов-фактур Получается, что уровень проникновения ЭДО в России чуть превышает 0,5 %, в то время как в Европе и в мире это в среднем 15–20 %. Общий объем генерируемых в России документов на уровне 9–10 млрд. в год [3].
В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» [5] и «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12. 2014 года № 1494 [4].
Для того, чтобы внедрение СЭД на предприятиях было успешным, необходимо не допустить некоторых ошибок, таких как: невнимательное отношение к организационным вопросам. Эта ошибка связана с тем, что руководители компании не всегда придают вопросам организации документооборота существенное значение, что в дальнейшем приводит к глобальным ошибкам и влияет на эффективность бизнес – процессов компании. Внедрение СЭД может длиться очень долгое время из – за недостаточной заинтересованности руководителей во внедрении новых проектов; упор лишь на собственные силы при разработке всей системы; недопущение экономии на пробном проекте; низкая подготовка регламентов по работе с системой электронного документооборота; недостаточно высокий уровень обучения сотрудников, которые могут навредить успешному внедрению новых систем.
В соответствии с этим внедрение новых информационных и более автоматизированных систем, которые создают благоприятные условия для обмена электронными документами уже юридически значимыми, позволило избежать таких сложностей как: повышение издержек, характерное для бумажного документооборота; понижение эффективности работы с имеющимися информационными ресурсами; снижение уровня информационной безопасности в федеральных органах исполнительной власти, где документы представлены в электронном виде; усложнение процессов предоставления услуг различного характера для граждан; снижение оперативности обмена информационными ресурсами; увеличение количества ошибок, которые могут быть связаны с человеческим фактором на всех этапах жизненного цикла документа [6].
В России работа с данными более, чем у 70 % сотрудников по-прежнему не автоматизирована, поэтому качество работы с документами в компаниях нашей страны продолжает уступать данному показателю за рубежом. По данным федеральной налоговой службы (ФНС), в России в год выписывается примерно 15 млрд. счетов-фактур, а по оценкам некоторых операторов, за 2014 год было передано менее 10 млн. электронных документов. То есть проникновение СЭД — менее 0,1 %, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20 % [7].
Таким образом, обобщая все вышеназванные проблемы в области систем электронного документооборота, при внедрении и применении электронной версии документов необходимо учесть, что это направление в развитии информационных и автоматизированных систем является новейшим, требует большого внимания, комплексного подхода при решении многих спорных вопросов. Устранение проблем, указанных в статье, позволит сильно упростить процессы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота. Так же решение различного рода вопросов позволит повысить качество новых программ, которые касаются современной технологической оснащённости и выведет на новый уровень любую организацию по обмену информацией различного рода.
Библиографическая ссылка
Игнатова Ю.Ю., Костенкова Е.Ю. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА // Материалы МСНК "Студенческий научный форум 2024". – 2020. – № 3. – С. 92-94;URL: https://publish2020.scienceforum.ru/ru/article/view?id=168 (дата обращения: 26.04.2024).