Материалы Международной студенческой научной конференции
Студенческий научный форум 2020

ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОММЕРЧЕСКОМ СЕКТОРЕ

Датченко Д.М. 1 Казьмина К.А. 1
1 ЮРИУ РАНХиГС
1. Всемирный саммит по информационному обществу URL: https://www.ifap.ru.
2. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации: Рейтинг информатизации регионов ­2017.
3. TADVISER: Самые популярные СЭД/ECM-системы 2018 URL: http://www.tadviser.ru/a/292431.
4. Официальный портал Мэра и Правительства Москвы: Электронный документооборот 2017 URL: https://www.mos.ru/city/projects/edo.
5. DIRECTUM: Обзор рынка СЭД/ECM от аналитического агенства Tadvizer. Итоги 2018 года URL: https://www.directum.ru/blog-post/1853.
6. Авторская формулировка, основанная на ряде различных определений, представленных в научной литературе.

В работе рассмотрены основные понятия, касающиеся особенностей внедрения систем электронного документооборота в коммерческом секторе. Проанализированы тенденции на рынке. На основе статистических данных выявлены перспективы развития в данной области.

Общая мировая тенденция развития в сфере информационных технологий стимулирует государства к выработке политики практического применения достижения индустрии 4.0. в целях повышения эффективности функционирования производства. В частности в России в 2019 г. был утвержден национальный проект «Цифровая экономика Российской Федерации». В общем виде в данном документе закреплены основные положения касательно взаимодействующих субъектов в сфере информационных технологий, а так же среды, в которой данное взаимодействие будет осуществляться.

Все действия коммерческих организаций направлены на достижение конечной цели получение прибыли. Исключением не является и введение информационных технологий на предприятии. К технологиям, повышающим эффективность работы несомненно относится и система электронного документооборота (СЭД). СЭД занимают весомую долю от механизмов, работающих для функционирования и развития компании. Помимо этого документооборот между организациями является одним из способов их оптимальной коммуникации и взаимодействия между собой.

Электронный документооборот представляет собой систему создания распространения, обработки и хранения документов без использования бумажных носителей [6]. Он применяется для автоматизирования канцелярского отдела, очень удобен для архивирования документов, организации качественного управления и реализации системы договорных процессов. Он может применяться в любых структурах независимо от их размеров, форм собственности, осуществляемых мероприятий и общей системы действия.

Основные принципы действия электронного документооборота: возможность распознавания документов; ускоренный темп движения документов за счет возможности параллельных потоков; легкая система отслеживания ответственного лица в каждый момент времени жизненного цикла файла; исключение лишнего дублирования за счет единой базы данных; упрощенный поиск документов при наличии минимальной информации о нем.

Внедрение СЭД на предприятии при грамотном подборе профессиональной адаптации под задачи организации может повысить эффективность предприятия. а значит и его прибыль по разным данным от 10 % до 60 %.

Тем не менее, стоит отметить, что различия в структуре самого документооборота в зависимости от того, где он применяется, могут быть значительными. Особенно много различий между применением СЭД в государственных структурах и той же системой в коммерческих организациях.

Государственный сектор в области документооборота развивается в сторону унификации и общности шаблонов. Это обусловлено строгой субординацией и всеобъемлющи характером взаимосвязи в рамках единого законодательства и системы закрепленных в них органов [4].

Коммерческий сектор напротив расширяется и диверсифицируется в направлении персонализации. Именно здесь изначально и зародился электронный документооборот, доступный на старте только для ведущих организаций.

Различия, касающиеся отраслевой принадлежности, организационной структуры, объемов и видов выполняемых работ, внутренней и внешней корпоративной политики все это подчиняется общему законодательному регламенту только отчасти. У коммерческих предприятий в РФ довольно обширное поле для индивидуализации деятельности и они готовы платить за подходящие конкретно им исключительные предложения.

Как почти все глобальные явления в нашей стране, процесс внедрения систем, по работе с электронными документами, на коммерческих предприятиях происходит неравномерно относительно территориального расположения. В сегменте крупного бизнеса уже все без исключения имеют опыт внедрения и работы в системах управления документооборотом и бизнес-процессами, хотя потенциал еще далеко не исчерпан [2].

Экономический стимул, вызванный насущной потребностью в программном обеспечении электронного документооборота и его совершенствовании, подталкивает к развитию и компании разработчиков. Несмотря на обилие молодых предприятий в этой отрасли существую несколько лидеров рынка в РФ, которые вот уже несколько лет держатся в топе.

По статистическим данным последние три года лидером по количеству продаж проектов в области электронного документооборота хотя и с не большим отрывом является компания Directum. А на графике можно наглядно проследить его положение и ближайших конкурентов [3]:

В представленной статистике были учтены данные не только по СЭД, но и по ECM, которая становится все более распространенной именно среди коммерческого сектора.

Хотя и ECM, и СЭД обе отвечают за работу с электронными документами, они имеют некоторые отличия. ECM не ограничен стандартной методикой и обладает более гибкими возможностями в части настройки потоков перемещения данных. Благодаря этому система может подстраиваться под логику конкретного бизнеса с тем, чтобы автоматизировать нетипичные процессы.

ECM выполняет функции хорошо защищенного хранилища информации в упорядоченном формате путем создания индивидуальных регистрационных карточек. Это позволяет не только структурировать информацию, но и обеспечить быстрый доступ к необходимым элементам. Система выполняет широкий круг задач и объединяет в себе функционал СЭД, BPM, WCM и др. Поэтому коммерческие организации все чаще предпочитают организовывать работу с электронными документами через ECM.

Внедрение систем, регулирующих электронный документооборот на предприятии предполагает получение ряда преимуществ, которые в общем виде можно разделить на стратегические и тактические.

Тактические включают: увеличение свободного физического пространства; уменьшение расходов по печати, транспортировке и хранению документов; сокращение необходимых сотрудников; повышение скорости и удобства обработки информации.

datc1.wmf

Рис. 1. Топ-10 СЭД/ЕСМ по количеству реализованных проектов

datc2.wmf

Рис. 2. Динамика рынка СЭД/ECM в РФ

К стратегическим относятся: возможность коллективной работы над документами; упрощенная система поиска и выборки необходимых данных; безопасность; разграниченный доступ к отдельным элементам общей системы; повышение контроля за исполнительностью; возможность неограниченного времени хранения.

Но к сожалению, корме преимуществ, при внедрении СЭД, может возникнуть и ряд следующих минусов: вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом; решить этот недостаток может регулярное резервирование информации на неподключенных к сети устройствах. сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия; высокая стоимость, (цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов); эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании; польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна; необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Не смотря на ряд возможных отрицательных фактов, которые характерны больше для малых предприятий, компании могут значительно повысить свою эффективность, как в краткосрочном, так и в долгосрочном периоде. Поэтому не удивительно, что рынок СЕД/СЭМ в целом имеет положительную динамику развития [5]:

Подводя итоги, в работе были рассмотрены основные положения и определения по выбранной тематике. Рассмотрены тенденции на рынке, как по производителям, так и в целом, которые подтвердили теоретическое обоснование целесообразности внедрения систем для управления электронным документооборотом в коммерческом секторе РФ. Определена перспектива на дальнейшее развитие.


Библиографическая ссылка

Датченко Д.М., Казьмина К.А. ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОММЕРЧЕСКОМ СЕКТОРЕ // Материалы МСНК "Студенческий научный форум 2020". – 2020. – № 2. – С. 91-93;
URL: http://publish2020.scienceforum.ru/ru/article/view?id=104 (дата обращения: 28.09.2020).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074